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Business Intelligence im Jugendamt
Erfahrungsbericht von thomas Buss, landkreis aurich
KundEn & PartnEr
Steigende Jugendhilfeaufwendungen stellen Jugendämter vor
neue Anforderungen in Bezug auf eine effektive und passge-
naue Steuerung der zu gewährenden Hilfen zur Erziehung. Um
den neuen Erfordernissen gerecht zu werden, wurde im Amt für
Kinder, Jugend und Familie des Landkreises Aurich die Bud-
getverantwortung auf dezentrale Regionalteams verlagert und
ein umfassendes Finanzcontrolling eingerichtet.
Im Zuge der Umstrukturierung wurde schnell klar, dass durch
die Verlagerung der Budgetverantwortung auch im Bereich des
amtsinternen Berichtswesens neue Wege eingeschlagen werden
mussten. Waren zuvor vierteljährliche Prognosen auf Grundlage
der Buchungen im Haushaltswesen Maßstab für das zu erwartende
Ausgabevolumen, verlangten Teamleiter, Amtsleitung und Dezer-
nent nunmehr nach einem fexiblen System auf Grundlage tag-
genauer und belastbarer Kostenhochrechnungen.
neue anforderungen an das Berichtswesen
In enger Zusammenarbeit des Finanzcontrollings mit dem
EDV-Verantwortlichen des Fachamtes wurden die Anforderun-
gen präzisiert und in einem Pfichtenheft zusammengefasst. Ein
wesentliches Augenmerk des neuen Berichtswesens galt dabei der
Gegenüberstellung tagaktueller Hochrechnungen aus dem ein-
gesetzten Jugendhilfefachverfahren „Info51“ der KDO und den
relevanten Größen aus der einge-
setzten NKR-Software.
Nach einer weitergehenden
Prüfung musste festgestellt
werden, dass die eingesetzten
Softwareprodukte für sich al-
leine nicht in der Lage waren, den beschriebenen Anforderungen
gerecht zu werden. Insbesondere die von ihrer Eigenart natur-
gemäß völlig unterschiedlichen Datenarten und Datenbanken
machten den Einsatz einer übergreifenden Lösung unumgänglich.
software, funktionsreich und einfach
Vor diesem Hintergrund rückten beim Landkreis Aurich Ver-
fahren und Prozesse in den Fokus, die bislang vornehmlich in der
freien Wirtschaft eingesetzt werden: Business Intelligence (BI).
Mit der Möglichkeit, heterogene Datenbestände strukturiert zu-
sammenzufassen, systematisch zu analysieren und an Entschei-
dungsträger zu verteilen, präsentierte sich diese Art des Berichts-
wesens als ideale Lösung.
Nach einer umfassenden Akquise der am Markt vertretenen
BI-Produkte fel die Wahl auf die Open-Source-Lösung „Palo“ der
Freiburger Firma Jedox. Die lizenzkostenfreie Software zeichnet
sich trotz eines großen Funktionsumfangs aus durch eine einfache
Anwendbarkeit in der vertrauten Arbeitsumgebung von Microsoft
Excel.
Problemlos eingeführt und genutzt
Dank der umfangreichen Datensatzbeschreibung gestaltete
sich eine automatisierte Übernahme der relevanten Jugendhilfe-
daten aus der nächtlichen Kostenkalkulation von Info51 problem-
los. In der Kombination mit den Daten aus dem NKR-Verfahren
stehen den Budgetverantwortlichen und den Leitungsebenen nun-
mehr fortlaufend tagaktuelle steuerungsrelevante Informationen
und Berichte zur Verfügung, die über eine von Palo bereitgestellte
Weboberfäche komfortabel im Intranet verteilt werden können.
thomas Buss
Abteilungsleiter Unterhalt, fnanzielle Hilfen und
Innere Organisation
Landkreis Aurich
Tel. 04941/16-5127
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