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14 INFOS & NEWS

fach im Handling, sicher und arbeitser-

leichternd; was will man mehr.“ Tatsäch-

lich ist für die Anwendung kein neues

Programm notwendig. „Die Sammelakte

wird komfortabel aus AutiSta® heraus

gestartet. Die zu sichernden Dokumente

Alle relevanten Schriftstücke, die Stan-

desämter für ihre Entscheidungsfindung

benötigen, werden per Gesetz in soge-

nannten separaten Sammelakten geführt.

Hierzu gehören beispielsweise Anmeldun-

gen zur Eheschließung, Geburtsanzeigen

des Krankenhauses, Namenserklärungen,

Vaterschaftsanerkennungen, ausländische

Urkunden und vieles mehr. Für die Stan-

desämter stellt sich hierbei die Herausfor-

derung, dass für diese Dokumente exakt

die gleichen Aufbewahrungsfristen gelten

wie für das elektronische Personenstands-

register (bis zu 110 Jahre), und das mit

der Gewährleistung von Lesbarkeit und

Authentizität. Vor diesem Hintergrund er-

laubt der Gesetzgeber gemäß § 22 Perso-

nenstandsverordnung die Führung einer

elektronischen Sammelakte.

Elektronische Aktenführungmit AutiSta®

Für die elektronische Aktenführung stellt

der Verlag für Standesamtswesen eine

ins Fachverfahren integrierte Lösung zur

Verfügung. Die KDO schaltete das Modul

nach einer Testphase für die Stadt Olden-

burg im vergangenen Dezember frei.

Bettina Hey, Leiterin des Standesamtes

Oldenburg, war sofort überzeugt von der

neuen elektronischen Sammelakte: „Be-

reits nach der ersten Präsentation war für

uns klar, dass hier die Zukunft liegt. Ein-

Auf immer und ewig:

die elektronische Sammelakte von AutiSta®

Bei Standesämtern gelten sehr lange Aufbewahrungsfristen von bis zu 110 Jahren. Die elektronische Sam-

melaktenführung für das elektronische Personenstandsregister bietet hier Arbeitserleichterung. Seit der

Einführung im Dezember 2016 profitiert das Standesamt Oldenburg von den Vorteilen des erweiterten

Fachverfahrens AutiSta®.

werden entweder hochgeladen oder direkt

aus AutiSta® heraus gescannt“, erläutert

Elfi Buchholz die Komplettlösung.

Vorteile liegen auf der Hand

Die Vorteile der elektronischen Sammel-

akte liegen für Bettina Hey auf der Hand.

„Wir arbeiten jetzt nach einem einheitli-

chen Ablagesystem, für jeden einsehbar.

Das ist Gold wert. Gerade bei Folgevorgän-

gen, wie der Geburt eines Kindes nach der

Eheschließung, in der Arbeitsvorbereitung

oder in Krankheits- oder Vertretungsfällen.

Sammelakte per Mausklick öffnen, einse-

hen. Fertig. Das Gerenne auf Dachböden

und in Kellerräume entfällt“, freut sich die

Standesamtsleiterin. Weiterer Vorteil ist die

Eindämmung der Papierflut. Die Kopien

sowie die aufwendige und platzintensive

Ablage in Archiven entfallen. „Wir nutzen

die elektronischen Dokumente auch, um

Vorgänge in den Fachabteilungen zu ver-

schieben. Ganz ohne Papier und Hauspost“.

Höchste Datensicherheit

„Die Speicherung der Sammelaktendoku-

mente erfolgt nach den gleichen Sicher-

heitsstandards wie die des elektronischen

Personenstandsregisters“, erklärt Elfi Buch-

holz. Für Bettina Hey und die betroffenen

Sachbearbeiter war die Umstellung trotz-

dem gewöhnungsbedürftig. „Ich konnte bei

den ersten Vorgängen das Papier einfach